［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運(yùn)營管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

鑒于上述，從本期開始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實(shí)錄，敬請關(guān)注。

今天分享的是金諾律師事務(wù)所秘書孫巖的《了不起的工作單》，以下為孫巖老師的演講實(shí)錄節(jié)選。

大家好，我是金諾律師事務(wù)所秘書孫巖，今天要跟大家分享的是了不起的工作單，工作單的統(tǒng)計、分析也是秘書工作中重要的一部分，工作單到底有多么了不起,為什么要記，接下來我們就從客戶、業(yè)務(wù)部門、律師三方面來談一談：

一、向客戶收費(fèi)的依據(jù)－－讓客戶感受到"物有所值"

1、老客戶既漲錢又高興

舉例：金諾服務(wù)的有一家長達(dá)十幾年的老客戶，在服務(wù)的前幾年沒有工作單時，顧問費(fèi)從最初的10萬漲到了20萬，顧問費(fèi)基本上每年都有漲，合作的也非常愉快，我們感覺很滿意，認(rèn)為這是家優(yōu)質(zhì)客戶。2005年我們開始記錄工作單，通過工作單的統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)為該客戶提供服務(wù)投入了三個骨干律師，工作量高達(dá)500小時。可能是隨著客戶公司的規(guī)模不斷發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)量的增加，我們服務(wù)這家客戶投入的工作量、律師數(shù)量也增加了，我們將統(tǒng)計的工作單拿給客戶，按照當(dāng)時收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)普通律師的費(fèi)率是1200元/小時計算顧問費(fèi)：1200元/小時*500小時=60萬元，這比我們顧問費(fèi)20萬高出了40萬元，客戶也沒有想到律師為他們提供了這么多服務(wù)，客戶很認(rèn)可我們的工作，但表示今年沒有這么多的預(yù)算，先付40萬，明年我們根據(jù)工作量再談。通過工作單的統(tǒng)計我們實(shí)現(xiàn)了顧問費(fèi)翻倍增長，客戶通過工作單看到了律師的超額服務(wù)，讓他感覺物有所值。

2、新客戶——促成簽約

在新客戶方面，之所以說是新，是說我們從來沒有合作過，客戶對律師的工作習(xí)慣、節(jié)奏不了解，對我們服務(wù)的內(nèi)容不理解，想要成功簽約要經(jīng)過商談、談判的過程，在這個過程里面最重要的就是價錢，那我們依據(jù)什么去談報價呢?

舉例：假如顧問最低收費(fèi)6萬，一家處于發(fā)展初期的小型制造業(yè)企業(yè)，需要律師的服務(wù)，要求低顧問費(fèi)，顧問費(fèi)3萬元。這個顧問費(fèi)低于最低收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)了，那我們怎么辦呢，直接不簽嗎？根據(jù)我們服務(wù)過的類似客戶工作量統(tǒng)計，對這家客戶的工作量做一個預(yù)估，這類客戶的工作量一般在60小時左右，客戶覺得他們沒有那么多的工作量，我們根據(jù)這個客戶的需求特點(diǎn)，低起步客戶建議采用包小時的報價方式，3萬元包20小時的報價，費(fèi)率1500元，這個3萬的顧問費(fèi)看上去低于最低收費(fèi)6萬了，但我們通過整包工作量的方式，我們的收費(fèi)并不低。

二、客戶的助手—法務(wù)的拐棍，再也離不開

1、工作匯報

年底很多企事業(yè)單位都會有年終總結(jié)，金諾每年也會為每一家客戶做年終工作匯報，內(nèi)容一般包括：
（1）年度整體工作量報告；
（2）詳細(xì)報告案件進(jìn)展情況；
（3）提示法律風(fēng)險防范建議；
（4）新年度工作計劃等。

這個匯報的第一點(diǎn)就是工作量的匯報，工作匯報中客戶想要看到什么，首先想看的就是一個總量，我們的工作量匯報包括：
（1）工作單總量；
（2）按業(yè)務(wù)種類細(xì)分顧問工作量、訴訟、非訴訟案件工作量；
（3）按照律師等級細(xì)分高級合伙人、合伙人、主管律師、律師、律師助理工作量。

我們將客戶的業(yè)務(wù)工作單按照工作內(nèi)容細(xì)分，顧問一般可分為合同審議、起草文件、出具公函、培訓(xùn)、咨詢、談判、房地產(chǎn)的收樓工作等方面，訴訟可分出庭、公函、證據(jù)準(zhǔn)備等，按照分類篩選出每一類的工作單，分別列表計算工作量，可以用圖表匯總出來，更加直觀的看到律師的服務(wù)內(nèi)容，使用律師情況，以便在新年度里更合理的使用律師的服務(wù)。

舉例：顧問工作單按照內(nèi)容分類：

我們這樣一份工作匯報可以直接作為客戶法務(wù)的年終總結(jié)用，降低法務(wù)的工作量；平常與律師對接的往往是公司的法務(wù)，公司的老總一般不知道律師都為他做了什么，他通過法務(wù)年終總結(jié)可以直接看到律師的工作，有利于企業(yè)高層對金諾工作的認(rèn)可，在支付律師費(fèi)時也會更爽快。

2、幫助客戶成功—拓寬眼界、新領(lǐng)域、新平臺、促成交易

我們通過上面對客戶工作單內(nèi)容分類分析，可以深挖客戶需求，了解客戶發(fā)展階段、近期發(fā)展動向等，根據(jù)客戶需求為其提供幫助?，F(xiàn)在都倡導(dǎo)資源共享，金諾也一樣，金諾目前有各種類型的顧問客戶三百多家，各種海內(nèi)外平臺。在客戶管理上，對客戶進(jìn)行細(xì)分，定期推送相關(guān)法律法規(guī)速遞、信息，相關(guān)行業(yè)動態(tài)，組織大、中、小型的研討會，比如PPP、混改等。我們在了解客戶需求的同時，我們可以對其進(jìn)行前期導(dǎo)入，提供所需的資源，比如客戶要擴(kuò)大規(guī)模，需要資金，那我們就為他推薦我們服務(wù)的客戶中做金融方面的，促成交易，幫助客戶成功，客戶業(yè)務(wù)拓展了，也有利于擴(kuò)展我們的業(yè)務(wù)。

一、部門人員、工作、績效管理

怎么實(shí)現(xiàn)高效能的工作模式，合理分配工作，怎么平衡安排內(nèi)部人員架構(gòu)？工作單在這又能發(fā)揮什么樣的作用呢：
1、分解任務(wù)指標(biāo)
2、儲備適合的人員
3、產(chǎn)出高能工作

公式：
部門任務(wù)指標(biāo)/平均費(fèi)率=部門總工作小時
部門總工作小時/年平均人員工作量=律師數(shù)量

金諾各業(yè)務(wù)部門每年都有業(yè)務(wù)指標(biāo)，比如說五百萬，那么我們把這個業(yè)務(wù)指標(biāo)分解一下，五百萬需要多少業(yè)務(wù)小時，多少工作量，通過上面的計算公式我們得出要完成五百萬的指標(biāo)我們需要的工作量，金諾規(guī)定律師每月工作量為不少于100小時，一年1200小時，可以計算出所需人數(shù)，這樣我們就根據(jù)工作量預(yù)估出來我們業(yè)務(wù)部門完成五百萬指標(biāo)大概需要幾個人，那我們還要在細(xì)分一下這幾個人，都是律師，還是說其中要有律師助理，像田忌賽馬一樣，怎么組合產(chǎn)出最大化，我們用工作量分解出來的數(shù)據(jù)可以作為部長調(diào)整部門內(nèi)部的人員架構(gòu)，提高內(nèi)部工作效率的決策依據(jù)之一。

二、激勵律師工作、平衡內(nèi)部工作量－－給律師派活

金諾是實(shí)行公司化管理，對工作量制定了考核制度，規(guī)定律師每個月工作量不少于100小時，行政人員80小時。律師平均日工作量=100小時/22工作日=4.5小時，把這個4.5小時作為一個基準(zhǔn)。我一般三天查一次律師工作單，如果發(fā)現(xiàn)連續(xù)幾天記單量低于4.5小時，說明工作量不足，那怎么辦呢？業(yè)務(wù)部門一般同一時期在辦案件100件左右，每位律師在辦數(shù)量10件左右，每個案件由不同律師組成不同的項目組，我會根據(jù)每位律師在項目組里承擔(dān)的工作量的多少統(tǒng)一分配工作，給律師派活，這樣可以平衡內(nèi)部律師的工作量。

大家會有疑問，什么叫給律師派活呢，你作為一位秘書怎么給律師派活，我來跟大家解釋一下:
以我們部門為例，目前顧問客戶數(shù)量30多家，每天需要審核的合同非常多，律師不能保證每天都在事務(wù)所里，要外出辦案、做項目，那怎么保證合同回復(fù)的時效性呢？我們請客戶將日常需要審核的合同都集中發(fā)送給部門秘書，由部門秘書根據(jù)合同緊急程度、律師時間、律師是否審核過等情況統(tǒng)一分配，這樣可以保證回復(fù)的及時性；秘書在接收到合同時，首先在系統(tǒng)中做利益沖突檢索，保證出具的律師意見無利益沖突；再對合同內(nèi)容、模板進(jìn)行大概的查看，盡量轉(zhuǎn)發(fā)給審核過該類型合同的律師審核，這樣可以避免同類型合同由不同律師審核出具意見不一致的情況。

三、有效的客戶分析－－誰是我們的VIP

合作是雙方面的，客戶選擇律師，那么律師是否也可以選擇客戶呢？我們可以根據(jù) ：
1、收費(fèi)/工作量=費(fèi)率
2、律師的客戶描述（行業(yè)、發(fā)展?fàn)顟B(tài)等）
3、是否有可能深挖
以上這些數(shù)據(jù)信息加權(quán)，最終決定誰是我們的VIP客戶，我們會給這樣的客戶更多的支持。

一、律師時間管理

什么是時間管理？時間管理是指通過事先規(guī)劃并運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對時間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個人或組織的既定目標(biāo)。

我們?nèi)绾卫霉ぷ鲉螏椭蓭熞?guī)劃好時間呢？

下面是我對事務(wù)所里一位部長合伙人、律師、律師助理2016年工作單按照內(nèi)容分類的餅狀圖:

從餅狀圖可以很清晰的看到每個人每一類工作所占用的工作量，有利于律師合理的調(diào)配工作時間，高效工作。從圖中可以看到研究發(fā)展工作這類，三個圖相比助理這項工作占的比例反倒多了，這個就不太合理了，研究發(fā)展應(yīng)該是更有經(jīng)驗的合伙人、律師做的多些，我們通過工作量餅圖的分析，來幫助律師做時間規(guī)劃。

二、個人費(fèi)率

怎么計算個人費(fèi)率，在同等時間，在完成規(guī)定工作量的基礎(chǔ)上，律師承辦的所有案件收費(fèi)總和/業(yè)務(wù)小時總量=個人費(fèi)率。

作用：
（1）體現(xiàn)律師個人價值
（2）評價律師的依據(jù)之一

金諾的工作單是如何記錄的呢，金諾從2005年改制后應(yīng)用律師管理系統(tǒng)、I WORKLAW,到現(xiàn)在的律谷科技的IMS PRO，至今已經(jīng)有十幾年的時間，從最初的抗拒、不情愿記單到現(xiàn)在知道工作單的好處每天記。

以下是金諾記錄工作日志的界面：

同時我們還可以在手機(jī)端記錄工作單：

金諾的工作單不是隨便記錄的，我們制定了詳細(xì)的記單標(biāo)準(zhǔn)：

明確記錄工作小時的換算單位
記錄工作小時的最小單位是0.1
每頁——每張A4紙、宋體、小四字號、行距1.5
具體標(biāo)準(zhǔn)如下：

記單注意事項：
1.人員稱謂的規(guī)范寫法：
人員有職位的，應(yīng)注明職位。
（姓）（名）（職位）
例：天津XXXXXX公司 郭書記 & 郭建躍書記
人員無職位的，應(yīng)以"先生"、"小姐"、"女士"稱謂。（姓）（名） （稱謂）
例：天津XXXXXX公司 李先生 & 張小姐 & 王女士
準(zhǔn)確書寫"姓名"，避免錯別字及"直呼其名"
2.重記、漏記、記錯
3.所務(wù)、業(yè)務(wù)混記
4.大額時間記錄
5.在途時間（減半計算）
6.客戶的工作人員咨詢或請求辦理私人事情不能記到業(yè)務(wù)工作單中，應(yīng)記到所務(wù)公共業(yè)務(wù)活動中
7.自己學(xué)習(xí)不能計入【所務(wù)案件】的【研究發(fā)展工作】如果為客戶查詢資料或法律法規(guī)，可以記錄在客戶的案件里
8.錯別字

以上是我對工作單作用的分析，工作單的作用遠(yuǎn)不止這些，讓我們一起記好工作單，挖掘工作單更多的作用，利用工作單更高效的工作。

有人說，工作單就是律師的生產(chǎn)力，那么多人都想學(xué)記的工作單，今天毫無保留地告訴大家，這波安利就到這里。