［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運營管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。

鑒于上述，從本期開始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實錄，敬請關(guān)注。

今天分享的是金諾律師事務(wù)所洪蕙的《秘書處，律師離不開的拐棍》

拐棍，廣義上來講是指一種輔助行走的簡單器械，材質(zhì)多種，木質(zhì)的，鐵的、不銹鋼、鋁合金的、木質(zhì)的……

亦用于比喻，就是人生路上幫助自己的貴人。

今天在這里，我提出的"律師離不開的拐棍"這個"拐棍：就是秘書處及其領(lǐng)導(dǎo)下的專業(yè)化分工的部門秘書。

說到秘書，秘書是怎么來的？秘書都做哪些工作？每個律師事務(wù)所設(shè)立之初都會有秘書工作，只是有的律所秘書工作不聘用秘書來做，有的是由行政人員兼任、有的由律師助理兼任。

1995年
事務(wù)所成立的時候，秘書的工作是由前臺完成，十年期間歷經(jīng)了前臺＋行政＋律師助理完成秘書工作。

2005年
金諾由提成制律師事務(wù)所改制成實行公司化管理的律師事務(wù)所，進行了部門專業(yè)化分工，成立了專業(yè)化部門。同時對秘書的使用及秘書工作內(nèi)容進行了研究和分析，有了專業(yè)化的部門，秘書工作如果再由行政人員和律師助理兼任，不太適合。行政人員本身有自己的工作職責(zé)，兼任秘書工作則不能完全勝任，律師助理實習(xí)期僅 有一年時間，在這一年時間事務(wù)所希望律師助理能更投入到助理的工作，參與到具體業(yè)務(wù)之中，迅速成長，那律師助理兼任秘書工作也不可取。

另外一個專業(yè)化分工的部門設(shè)置幾名秘書合適？一名秘書為幾名律師服務(wù)才能完成秘書工作？
為了能做出一個合理的配置，經(jīng)過多方面的討論和研究，我們得出結(jié)論：完全可以按專業(yè)化部門分工來設(shè)置部門秘書。我們完善各部門人員架構(gòu)的同時也就完善了部門秘書的配置，形成一個專業(yè)化部門包含1名部長＋3名律師＋1名助理＋1名部門秘書約6人建制的部門。事務(wù)所實行公司化管理即設(shè)立四個業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)一部（金融）、業(yè)務(wù)二部（房地產(chǎn)）、業(yè)務(wù)三部（外資）、業(yè)務(wù)四部（訴訟部），并招聘四名專業(yè)化部門秘書。

那么下一個問題也隨之而來，專業(yè)化分工的部門秘書由誰來管理更有利事務(wù)所的發(fā)展？
沒有專業(yè)化部門分工的時候，我們的秘書工作是由好幾個人共同完成，行政人員由行政經(jīng)理管理，律師助理由合伙人管理，因此秘書工作也就不存在專人管理。在梳理了秘書的工作職責(zé)之后，我們認為部門秘書大量工作是協(xié)助部長進行工作，因此各部門秘書由其所在的專業(yè)部門部長直接 管理、安排工作更方便管理。

2007年
實行了2年的專業(yè)化部門秘書，發(fā)現(xiàn)了一些弊端：各部門秘書各自在部門內(nèi)部單打獨斗，隨著事務(wù)所越來越多 的部門合作，秘書工作的統(tǒng)一化、規(guī)范化急需解決。為了把秘書工作管理規(guī)范化、統(tǒng)一化，同時完善事務(wù)所的管理，事務(wù)所決定成立秘書處，聘任秘書長。由秘書長來負責(zé)、統(tǒng)籌、安排秘書管理的工作。各業(yè)務(wù)部門秘書工作開始走上逐步規(guī)范、統(tǒng)一的道路。

2017年
隨著事務(wù)所的專業(yè)部門的迅速發(fā)展，秘書處的規(guī)模也日益壯大。截止目前，秘書處已經(jīng)擁有秘書長及九名業(yè)務(wù)部門秘書。
十年來，業(yè)務(wù)部門數(shù)量由4個增加到9個，每個部門的人員架構(gòu)也逐步擴充到10人，有的部門甚至達到13人。隨著我們的秘書工作經(jīng)驗越來越豐富，處理事務(wù)的能力逐漸增強，我們的部門秘書完全可以為現(xiàn)有部門結(jié)構(gòu)的律師人數(shù)服務(wù)。秘書的工作內(nèi)容和職責(zé)日益發(fā)生了變化，這在我9月份去香港交流的時候也發(fā)現(xiàn)了這個現(xiàn)象，香港律所的秘書，已經(jīng)由最初的一個秘書服務(wù)于一個律師演變?yōu)橐粋€秘書服務(wù)2-3名甚至更多的律師。據(jù)那邊的合伙人介紹，發(fā)生這種變化的根本原因是以前香港律師都是手寫法律文件，然后需要秘書逐一錄入打字。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，現(xiàn)在越來的越多的律師已經(jīng)不需要秘書來錄入手寫文件，都是自己直接使用電腦錄入，因此秘書這部分的工作內(nèi)容也就逐漸取消，取而代之的是更多適應(yīng)現(xiàn)在律師的風(fēng)格的工作職責(zé)以及協(xié)助律師的人員數(shù)量增加。我們的秘書處在這10年里，已經(jīng)實現(xiàn)了秘書工作規(guī)范化、統(tǒng)一化。

秘書處是事務(wù)所與各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系的橋梁和紐帶，為客戶與事務(wù)所之間搭建了順暢的溝通渠道。

因此我們說秘書處是律師和事務(wù)所離不開的拐棍，是事務(wù)所不可或缺的特色職能部門之一。

● 解決秘書工作單一化，將秘書工作進行規(guī)范化、統(tǒng)一化，完善事務(wù)所的管理；
● 指導(dǎo)、安排部門秘書在部門內(nèi)做好上傳下達和輔助實施工作，讓秘書工作有序化。
● 在一定程度上為穩(wěn)定律師業(yè)務(wù)領(lǐng)域、促進業(yè)務(wù)發(fā)展發(fā)揮作用。
● 有效地協(xié)助推動事務(wù)所的管理工作，最大限度地解放合伙人、部長、律師和助理，提高事務(wù)所的生產(chǎn)力，發(fā)揮了秘書 人員的職能作用。

金諾的秘書處的特色在于秘書處實行的是"秘書雙重管理機制"。

所謂雙重管理，即秘書長管理秘書統(tǒng)一化、規(guī)范化的工作；業(yè)務(wù)部門部長管理秘書部門業(yè)務(wù)個性化的工作。秘書長管理為主，業(yè)務(wù)部長管理為輔，二者相輔相成。

為什么要采用雙重管理？是因為單方面管理存在著一定的問題。如果直接由業(yè)務(wù)部長管理，一是事務(wù)所不能全面掌握部門秘書的工作和部門情況，部長的工作重點還是與業(yè)務(wù)相關(guān)的工作及研發(fā)，對于秘書的管理會顧及不到；二是部門秘書各自的工作，因部門專業(yè)化分工不同，秘書工作內(nèi)容也不同，但是也有共同事務(wù)，在處理共同事務(wù)性工作和文件上，處理方式和制作的文件模版花樣百出，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，讓部長平時去留意其他部門秘書工作方式、工作方法、工作文件模版也不盡可能；如果秘書長單方面管理，秘書長對于專業(yè)化部門秘書各自的特色工作情況無法獲悉，只有部長了解的最全面；因此，只有秘書處采用"雙重管理"機制才能解決這些問題；也只有實行了雙重管理，才能更加客觀、公平、全面的完成秘書的考核和激勵。

采取的考核方法是每月評價與年終評價相結(jié)合方式。

激勵及獎勵機制包括秘書處獎勵、平衡獎勵及專業(yè)化部門完成任務(wù)的超額獎勵。

秘書角色及其職能特點

秘書長領(lǐng)導(dǎo)下的部門秘書,分別派到各業(yè)務(wù)部門進行工作。在實踐中由于每個業(yè)務(wù)部門的專業(yè)業(yè)務(wù)相同,決定了部門秘書角色的多樣性；又由于部門業(yè)務(wù)工作的復(fù)雜性決定了部門秘書工作職能特點存在個性化。

秘書長角色

秘書長由合伙人事務(wù)秘書兼任，作為秘書處的管理人員，組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)、管理各部門秘書的工作，同時也承擔(dān)著事務(wù)所的合同管理、檔案管理工作。部門秘書的角色和智能特點，在秘書長的工作中也有體現(xiàn)。在秘書處實現(xiàn)工作規(guī)范化、統(tǒng)一化的過程中，無不體現(xiàn)出秘書長作為部門管理者的角色。

秘書處在2007年成立之初所包含的工作職責(zé)僅有工作單統(tǒng)計、各類信息的搜集整理及上傳、其他行政類工作。

隨著事務(wù)所規(guī)模的擴大，我們內(nèi)部的工作系統(tǒng)不斷地升級，秘書處的工作職責(zé)也在不斷擴大， 主要包括：業(yè)務(wù)合同和業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理；對業(yè)務(wù)部門提供業(yè)務(wù)進程、客戶關(guān)系、人力、財務(wù)、市場推廣等全方位的工作支持。

根據(jù)崗位不同，所對應(yīng)的工作職責(zé)亦會不同：

部門秘書的崗位職責(zé)

事務(wù)所背景支持部門即事業(yè)發(fā)展部的110項工作中涉及秘書工作十個大類，每個類別里有包含若干項具體工作。每一個部門秘書的工作個性化不盡相同，就其共性的工作職責(zé)，主要分為五類：

（1）與律師業(yè)務(wù)、客戶有關(guān)的工作職責(zé)：
負責(zé)部門文檔管理（書面、電子）；潛在客戶開發(fā)線索&新增、歷史客戶申報匯總、上報；協(xié)助制作、整理、匯總、上報投標(biāo)文件；向客戶提供的工作單、工作匯報整理、簽約合同；立案、合同信息的錄入、結(jié)案歸檔；文本編輯、校對。

（2）與部門財務(wù)相關(guān)的工作職責(zé)：
開票、催收、收入核對、節(jié)點提醒；部門及部門律師各項費用的報銷、發(fā)放工作。

（3）與部門人事相關(guān)的工作職責(zé)：
部門人員的考勤、入職培訓(xùn)、離職交接單的完成。

（4）與部門建設(shè)相關(guān)的工作職責(zé)：
部門日常行政事務(wù)；協(xié)助部長做好部門建設(shè)、團隊建設(shè)；部門各項活動的組織，本著增強部門凝聚力的原則出發(fā)，協(xié)助部長完成部門各項活動的組織：部門旅游、對內(nèi)對外的培訓(xùn)。

（5）與市場推廣運營有關(guān)的工作職責(zé)：
與市場推廣相關(guān)的涉及部門各類信息收集、匯總、上報；事務(wù)所公共（業(yè)務(wù)）活動的支持，貫穿活動的始終。

秘書長崗位職責(zé)

秘書長首要的工作職責(zé)就是指導(dǎo)、監(jiān)督、考核秘書工作。另外還有對業(yè)務(wù)合同和業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理。

合同、檔案的管理究竟由誰來管理最合適？律師？秘書？秘書長？

合同的重要性：是事務(wù)所與客戶之間業(yè)務(wù)往來的重要依據(jù)；是事務(wù)所業(yè)務(wù)管理、知識管理的重要組成部分。

合同管理逐步實現(xiàn)統(tǒng)一化、規(guī)范化的進程：

第一階段：合同原件未結(jié)案之前存放在案卷袋中，一個案子多個律師接觸，案卷袋在哪個律師手中合同就在誰的手中；這種保管方式存在漏洞，律師丟三落四，不歸卷、不整理案卷，合同總也找不到。因合同保管人員的不確定性，導(dǎo)致合同原件的查找困難以及可能丟失，提高了事務(wù)所的合同風(fēng)險。

第二階段：有了部門秘書，我們采取了合同原件由秘書統(tǒng)一保管，這樣有效解決了合同保管人員的不確定性和可能丟失問題，部門秘書在結(jié)案歸檔的時候直接將合同放入檔案中，但是實行起來我們又發(fā)現(xiàn)部門秘書分別各自保管不利于部門之間的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，比如這個部門律師要借那個部門的合同，投標(biāo)的時候需要好幾個部門的合同參與投標(biāo)。

第三階段：2014年，配合事務(wù)所的管理系統(tǒng)，在合同管理上我們又有了更高的要求。在這個階段我們采取了合同原件由秘書長統(tǒng)一保管，實現(xiàn)了合同管理統(tǒng)一化、系統(tǒng)化：律師收到雙方蓋章的合同=>部門秘書在系統(tǒng)錄入合同信息、掃描=>秘書長核對系統(tǒng)合同信息、上傳、保管=>歸檔的時候放入檔案中，實現(xiàn)合同檔案合并化。=>合同借閱及歸還 合同統(tǒng)一管理能解決的問題：減少合同丟失的風(fēng)險；提高財務(wù)結(jié)算；促進客戶維護檔案的重要性：
? 能夠很好體現(xiàn)辦案人員在整個案件中所做的工作，能清晰地反映他對案件的判斷和分析；
? 能完整地再現(xiàn)案件的主要事實；是研究案件案情，評價案件的第一手材料；
? 為后來的法律工作者提供參考資料；是律師事務(wù)所進行案件管理、知識管理的重要組成部分

事務(wù)所的檔案也是逐步實現(xiàn)了統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，檔案管理歷程也是分為三個階段：

第一階段：最初事務(wù)所的檔案管理可以簡單的說幾乎沒有管理，律師和助理對檔案管理也沒有足夠的重視，認為案子做完工作就結(jié)束了，有的負責(zé)的會把裝一些紙質(zhì)材料的檔案袋提交，案卷的順序、完整性、小結(jié)、合同這些是否全不會去考慮，有的案子辦完了直接就沒有材料，這對于事務(wù)所來講案件材料就流失了。

第二階段：為了避免這些問題，有了專業(yè)化部門秘書后，我們將檔案工作交給了秘書，律師結(jié)案，秘書裝訂歸檔，一定程度了解決了案卷材料的流失，提高了案件歸檔效率；由于部門秘書各自在部門，案卷的整理、裝訂方式不一，檔案存放具體位置各自不是很清楚，部門之間的借閱、管理依靠各部門秘書很難完成。

第三階段：隨著事務(wù)所新的管理系統(tǒng)的引入，為了進一步實現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一化和規(guī)范化，配合事務(wù)所管理系統(tǒng)的檔案管理部分，實行了秘書長進行檔案管理，統(tǒng)一進行檔案管理各階段的工作：由律師提交結(jié)案申請，上傳結(jié)案電子版材料，紙質(zhì)版材料交由秘書，秘書將檔案所需的各階段制止文件督促律師補充完整后裝訂、提交秘書長，秘書長則核查裝訂好的檔案=>檔案編號=>保管=>借閱與歸還。

檔案的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，解決了律師完成案件及時歸檔的效率、降低事務(wù)所檔案的流失率、極大限度地方便律師借閱，提供參考和學(xué)習(xí)的資料；為客戶提供完整的案卷資料提供，利于客戶關(guān)系的維護。

? 掌握一定的法律知識（工作內(nèi)容涉及專業(yè)方面的工作內(nèi)容，需要具備相應(yīng)的初步的法律知識）
? 較強的表達能力和協(xié)調(diào)、溝通能力（協(xié)調(diào)、信息傳遞都需要）
? 良好的文字處理能力（協(xié)助處理各類文件需要）
? 敏銳的判斷力和快速應(yīng)變的能力（應(yīng)對任何突發(fā)事件的處理）

我們的秘書處成員除了具備上述的這些共性的基本技能，在專業(yè)化部門工作時間長了，她們各自還積累了其他個性化工作技能和工作經(jīng)驗，這次的課程我們的專業(yè)秘書也會和大家一起來分享她們的工作經(jīng)驗和工作技能。